Warum sind Pflichtangaben wichtig?

Ohne korrekte Pflichtangaben ist eine Rechnung ungültig. Das bedeutet:

• Dein Kunde kann keine Vorsteuer abziehen
• Du riskierst Probleme bei der Betriebsprüfung
• Die Rechnung kann zurückgewiesen werden

Die 10 Pflichtangaben (§ 14 UStG)

1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden

Dein Name und deine Adresse als Rechnungssteller.

Beispiel:

Max Mustermann

Musterstraße 123

12345 Musterstadt

2. Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers

Name und Adresse deines Kunden.

Bei Unternehmen: Firmenname und Rechtsform angeben.

3. Steuernummer oder USt-IdNr.

Du musst entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.

Tipp: Bei EU-Kunden immer die USt-IdNr. verwenden.

4. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.

Format: TT.MM.JJJJ (z.B. 15.01.2026)

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer.

Erlaubt:

• 2026-001, 2026-002, 2026-003
• RE-2026-0001
• 1, 2, 3, 4...

Nicht erlaubt:

• Lücken in der Nummerierung
• Doppelte Nummern

6. Art und Umfang der Leistung

Beschreibe genau, was du geliefert oder geleistet hast.

Schlecht: "Beratung"

Gut: "Beratung zur Social-Media-Strategie, 4 Stunden"

7. Zeitpunkt der Leistung

Wann wurde die Leistung erbracht?

Möglichkeiten:

• Konkretes Datum: "Leistungsdatum: 10.01.2026"
• Zeitraum: "Leistungszeitraum: 01.01.-31.01.2026"
• Verweis: "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum"

8. Nettobetrag

Der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer.

9. Steuersatz und Steuerbetrag

Der angewandte Steuersatz (19% oder 7%) und der daraus resultierende Steuerbetrag.

Beispiel:

Netto: 1.000,00 €

USt 19%: 190,00 €

10. Bruttobetrag

Die Gesamtsumme inklusiv Umsatzsteuer.

Sonderfälle

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Keine Umsatzsteuer ausweisen + Hinweis:

*"Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG."*

Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)

Weniger Pflichtangaben nötig:

• Name und Anschrift des Leistenden
• Menge und Art der Leistung
• Bruttobetrag
• Steuersatz

Reverse Charge (§ 13b UStG)

Keine Umsatzsteuer + Hinweis:

*"Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"*

Checkliste zum Abhaken

• [ ] Mein Name und Adresse
• [ ] Name und Adresse des Kunden
• [ ] Meine Steuernummer oder USt-IdNr.
• [ ] Rechnungsdatum
• [ ] Fortlaufende Rechnungsnummer
• [ ] Genaue Leistungsbeschreibung
• [ ] Leistungsdatum oder -zeitraum
• [ ] Nettobetrag
• [ ] Steuersatz und Steuerbetrag
• [ ] Bruttobetrag

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