Was ändert sich 2025?

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich zu empfangen und zu verarbeiten.

Wichtig: Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt NICHT als E-Rechnung!

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch verarbeitet werden kann.

Zugelassene Formate:

• XRechnung - XML-basiert, Standard für Behörden
• ZUGFeRD - PDF mit eingebetteten XML-Daten
• Andere EU-konforme Formate (EN 16931)

Keine E-Rechnung:

• PDF-Dateien (ohne XML-Daten)
• Gescannte Papierrechnungen
• Bilder von Rechnungen

Zeitplan der E-Rechnungspflicht

Was bedeutet das für Freelancer?

Ab 2025: Empfangspflicht

Du musst E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet:

1. E-Mail-Empfang muss möglich sein
2. Software muss XRechnung/ZUGFeRD lesen können
3. Archivierung muss GoBD-konform sein

Ab 2027/2028: Versandpflicht

Du musst deine Rechnungen als E-Rechnung versenden:

1. Rechnungssoftware muss E-Rechnungen erstellen können
2. Format muss XRechnung oder ZUGFeRD sein
3. Versand per E-Mail oder Plattform

Was muss ich jetzt tun?

Schritt 1: Software prüfen

Prüfe, ob deine aktuelle Rechnungssoftware E-Rechnungen unterstützt:

• XRechnung Export ✓
• ZUGFeRD Export ✓
• Import und Anzeige von E-Rechnungen ✓

Schritt 2: E-Mail-Adresse einrichten

Richte eine dedizierte E-Mail für Rechnungsempfang ein:

• rechnungen@deinefirma.de
• invoices@deinefirma.de

Schritt 3: Archivierung sicherstellen

E-Rechnungen müssen wie Papierbelege 10 Jahre aufbewahrt werden - GoBD-konform!

Ausnahmen

Diese Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
• Fahrausweise
• Steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8-29 UStG)

XRechnung vs. ZUGFeRD

Tipp für Freelancer: ZUGFeRD ist praktischer, weil du auch ein lesbares PDF hast.

taxfinito und E-Rechnung

taxfinito unterstützt die E-Rechnungspflicht:

• Import von XRechnung und ZUGFeRD
• Automatische Datenextraktion aus E-Rechnungen
• GoBD-konforme Archivierung
• Kompatibel mit DATEV für Steuerberater