Steuererklärung 2025: Jetzt ist die richtige Zeit

Es ist Februar 2026 — und das bedeutet: Zeit, die Steuererklärung 2025 vorzubereiten. Als Freiberufler hast du noch bis zum 31. Juli 2026 Zeit (ohne Steuerberater) oder bis Ende Februar 2027 (mit Steuerberater).

Aber warte nicht bis zur letzten Minute. Wer jetzt anfängt, spart Stress und findet möglicherweise noch Belege, die sonst verloren gehen würden.

In diesem Guide erfährst du:

• Welche Unterlagen du sammeln musst
• Die wichtigsten Fristen 2026
• Schritt-für-Schritt Vorbereitung
• Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Die wichtigsten Fristen 2026

Wichtig: Diese Fristen sind verbindlich. Wer zu spät abgibt, riskiert einen Verspätungszuschlag von mindestens 25 € pro angefangenem Monat.

Was du für die Steuererklärung 2025 brauchst

1. Einnahmen dokumentieren

Alle Ausgangsrechnungen 2025:

• Rechnungen an Kunden
• Gutschriften
• Honorare
• Provisionen

Tipp: Prüfe dein Bankkonto auf alle Zahlungseingänge und gleiche sie mit deinen Rechnungen ab. Hast du für jeden Eingang eine Rechnung?

2. Ausgaben sammeln

Betriebsausgaben (die wichtigsten Kategorien):

• Büro & Arbeitsplatz
• Miete (anteilig bei Homeoffice)
• Strom, Internet, Telefon
• Büromaterial
• Möbel (Abschreibung beachten)

• Hardware & Software
• Computer, Laptop, Tablet
• Monitor, Drucker, Zubehör
• Software-Lizenzen, SaaS-Abos
• Hosting, Domains

• Mobilität
• Fahrtkosten (0,30 €/km oder tatsächliche Kosten)
• Öffentliche Verkehrsmittel
• Flüge, Bahntickets
• Parkgebühren, Maut

• Weiterbildung
• Kurse, Seminare, Workshops
• Fachliteratur, Bücher
• Konferenzen, Messen
• Online-Kurse

• Versicherungen
• Berufshaftpflicht
• Rechtsschutz (beruflicher Anteil)
• Krankenversicherung (als Sonderausgabe)

• Marketing & Akquise
• Werbung, Anzeigen
• Website-Kosten
• Visitenkarten, Flyer
• Geschenke (max. 35 € pro Person/Jahr)

• Bewirtung
• Geschäftsessen (70% absetzbar)
• Bewirtungsbelege mit Teilnehmern

3. Bankbelege & Kontoauszüge

• Alle Kontoauszüge 2025 (Geschäftskonto)
• PayPal-Auszüge (falls geschäftlich genutzt)
• Kreditkartenabrechnungen

4. Umsatzsteuer-Unterlagen

• Alle USt-Voranmeldungen 2025
• Zusammenfassende Meldungen (bei EU-Geschäften)
• Vorsteuer-Belege

5. Persönliche Unterlagen

• Krankenversicherungsbeiträge (Bescheinigung)
• Rentenversicherung / Rürup-Beiträge
• Spendenbescheinigungen
• Riester-Bescheinigung (falls vorhanden)

Die Vorbereitungs-Checkliste

Schritt 1: Belege sammeln (1-2 Stunden)

• [ ] Alle Papierbelege 2025 zusammensuchen
• [ ] Digitale Rechnungen aus E-Mail-Postfach exportieren
• [ ] Amazon-/Online-Rechnungen herunterladen
• [ ] Kontoauszüge 2025 sichern
• [ ] PayPal-Transaktionen exportieren

Schritt 2: Belege sortieren (1-2 Stunden)

• [ ] Nach Monat oder Kategorie sortieren
• [ ] Fehlende Belege identifizieren
• [ ] Bei fehlenden Belegen: Ersatzbelege anfordern oder Eigenbeleg erstellen
• [ ] Alle Belege digitalisieren (scannen/fotografieren)

Schritt 3: Einnahmen erfassen (30-60 Minuten)

• [ ] Alle Ausgangsrechnungen 2025 auflisten
• [ ] Summe der Nettoeinnahmen berechnen
• [ ] Eingenommene Umsatzsteuer berechnen
• [ ] Mit Bankeingängen abgleichen

Schritt 4: Ausgaben erfassen (1-2 Stunden)

• [ ] Alle Eingangsrechnungen erfassen
• [ ] Nach SKR03/04-Kategorien zuordnen
• [ ] Vorsteuer separat erfassen
• [ ] Privatanteile herausrechnen (z.B. Telefon, Auto)

Schritt 5: EÜR erstellen (30-60 Minuten)

• [ ] Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen
• [ ] Gewinn/Verlust berechnen
• [ ] Anlage EÜR vorbereiten
• [ ] Plausibilität prüfen

Schritt 6: Formulare ausfüllen

• [ ] Mantelbogen (Hauptformular)
• [ ] Anlage S (Einkünfte aus selbständiger Arbeit)
• [ ] Anlage EÜR
• [ ] Anlage Vorsorgeaufwand
• [ ] Umsatzsteuerjahreserklärung (falls USt-pflichtig)

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Belege fehlen

Problem: Ohne Beleg kein Abzug. Das Finanzamt erkennt Ausgaben nur mit Nachweis an.

Lösung:

• Eigenbeleg erstellen (für Kleinbeträge bis ~150 €)
• Bei Lieferanten Duplikate anfordern
• Kontoauszug als Hilfsbeleg nutzen (nicht ideal, aber besser als nichts)

Fehler 2: Privatanteile vergessen

Problem: Computer, Telefon, Auto werden auch privat genutzt. Der Privatanteil ist nicht absetzbar.

Lösung:

• Telefon/Internet: Pauschal 20-50% privat ansetzen
• Auto: Fahrtenbuch führen oder 1%-Regelung
• Computer: Bei überwiegend geschäftlicher Nutzung (>90%) voll absetzbar

Fehler 3: Abschreibung nicht beachten

Problem: Anschaffungen über 800 € netto müssen über mehrere Jahre abgeschrieben werden.

Lösung:

• Unter 250 € netto: Sofort voll absetzbar (GWG)
• 250-800 € netto: Wahlrecht — sofort oder über Nutzungsdauer
• Über 800 € netto: AfA über Nutzungsdauer (Computer: 3 Jahre, Möbel: 13 Jahre)

Fehler 4: Vorsteuer vergessen

Problem: Die gezahlte Umsatzsteuer auf Einkäufe kann zurückgeholt werden.

Lösung:

• Alle Eingangsrechnungen auf ausgewiesene USt prüfen
• Nur bei korrekten Rechnungen (Pflichtangaben) absetzbar
• Kleinunternehmer: Keine Vorsteuer (aber auch keine USt auf Ausgangsrechnungen)

Fehler 5: Zu spät anfangen

Problem: Kurz vor der Frist fehlen Belege, der Steuerberater hat keine Kapazität.

Lösung:

• Jetzt anfangen!
• Laufende Buchführung einführen (monatlich 30 Minuten)
• Belege direkt digitalisieren

Homeoffice-Pauschale 2025

Seit 2023 gilt die verbesserte Homeoffice-Pauschale:

• 6 € pro Tag im Homeoffice
• Maximal 1.260 € pro Jahr (210 Tage)
• Kein separates Arbeitszimmer nötig
• Auch bei Arbeit am Küchentisch absetzbar

Voraussetzung: Du hast an diesen Tagen überwiegend zu Hause gearbeitet.

Tipp: Führe einen einfachen Kalender, an welchen Tagen du im Homeoffice warst.

Sonderfall Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) hast du einige Besonderheiten:

Vorteile:

• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
• Keine USt-Voranmeldungen nötig
• Keine Umsatzsteuerjahreserklärung (nur eine Zeile in der Einkommensteuererklärung)

Aber:

• Kein Vorsteuerabzug möglich
• Die EÜR und Einkommensteuererklärung musst du trotzdem machen
• Ab 2028: E-Rechnungen versenden (siehe unser E-Rechnung Guide)

Wann lohnt sich ein Steuerberater?

Selbst machen wenn:

• Überschaubare Einnahmen/Ausgaben
• Keine komplizierten Sachverhalte
• Du Spaß an Zahlen hast
• Du Zeit investieren willst

Steuerberater wenn:

• Umsatz über 50.000 €
• Komplexe Sachverhalte (Ausland, Mitarbeiter, Investitionen)
• Du keine Zeit oder Lust hast
• Du Fehler vermeiden willst

Kosten: Ca. 500-1.500 € für eine typische Freiberufler-Steuererklärung.

Tipp: Auch mit Steuerberater kannst du die Vorarbeit selbst machen (Belege sortieren, digitalisieren) und so Kosten sparen. Mehr dazu in unserem Artikel: Steuerberater für Freelancer: Kosten, Nutzen, Alternativen

Die ultimative Checkliste zum Ausdrucken

Dokumente sammeln:

• [ ] Alle Ausgangsrechnungen 2025
• [ ] Alle Eingangsrechnungen 2025
• [ ] Kontoauszüge 2025
• [ ] USt-Voranmeldungen 2025
• [ ] Krankenversicherungsbescheinigung
• [ ] Rentenversicherungsbescheinigung
• [ ] Spendenbescheinigungen

EÜR vorbereiten:

• [ ] Einnahmen erfasst und summiert
• [ ] Ausgaben erfasst und kategorisiert
• [ ] Vorsteuer separat berechnet
• [ ] Abschreibungen berechnet
• [ ] Privatanteile abgezogen
• [ ] Gewinn/Verlust berechnet

ELSTER vorbereiten:

• [ ] ELSTER-Zugang aktiv
• [ ] Steuernummer bereit
• [ ] Bankverbindung für Erstattung hinterlegt

Fristen:

• [ ] 31. Juli 2026 im Kalender (ohne Steuerberater)
• [ ] Oder: Steuerberater beauftragt

Wie taxfinito die Vorbereitung vereinfacht

Mit taxfinito sparst du Stunden bei der Steuervorbereitung:

Automatisches Matching:

• Kontobewegungen werden automatisch deinen Rechnungen zugeordnet
• Keine manuelle Suche mehr: "Welche Rechnung gehört zu dieser Zahlung?"

Kategorisierung:

• KI erkennt automatisch, welche Kategorie eine Ausgabe ist
• SKR03-konforme Zuordnung für den Steuerberater

DATEV-Export:

• Ein Klick — und dein Steuerberater hat alle Daten
• Keine Excel-Listen mehr hin und her schicken

GoBD-konforme Archivierung:

• Alle Belege sicher gespeichert
• 10 Jahre revisionssicher
• Jederzeit auffindbar für Betriebsprüfungen

Statt 5-10 Stunden Vorbereitung: 30 Minuten.

Nächste Schritte

1. Diese Woche: Beginne mit dem Sammeln der Belege
2. Nächste Woche: Sortieren und digitalisieren
3. Februar/März: EÜR erstellen
4. Bis Juli: Steuererklärung einreichen

Noch unsicher? Schreib uns per WhatsApp — wir helfen dir, den Überblick zu behalten.

Tipp: Hol dir unseren Steuerfristen-Kalender 2026 — damit verpasst du keine Deadline mehr.