Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Eine echte E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat.

Der Unterschied:

• PDF-Rechnung: Ein Bild der Rechnung. Computer können sie nicht automatisch verarbeiten.
• E-Rechnung: Strukturierte Daten (XML), die automatisch ausgelesen und verbucht werden können.

In Deutschland gibt es zwei zugelassene E-Rechnungsformate:

Die E-Rechnung Pflicht: Der Zeitplan 2025-2028

Das Wachstumschancengesetz hat einen verbindlichen Fahrplan für die E-Rechnung eingeführt:

Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht

Was gilt jetzt:

• Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können
• Das gilt auch für Freiberufler und Kleinunternehmer
• Du brauchst mindestens ein E-Mail-Postfach und eine Möglichkeit, E-Rechnungen zu öffnen

Was das praktisch bedeutet:

Wenn ein Geschäftspartner dir eine XRechnung schickt, darfst du sie nicht ablehnen. Du musst sie annehmen und verarbeiten können.

Übergangsphase 2025-2026

Was noch erlaubt ist:

• PDF-Rechnungen per E-Mail versenden
• Papierrechnungen versenden
• Rechnungen im EDI-Format (bei bestehenden Vereinbarungen)

Aber: Dein Empfänger muss zustimmen, dass du noch kein E-Rechnungsformat verwendest.

Ab 1. Januar 2027: Sendepflicht für größere Unternehmen

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden.

Ab 1. Januar 2028: Sendepflicht für alle

Dann gilt für ALLE:

• Jeder Freiberufler, jedes Unternehmen, jeder Kleinunternehmer
• Alle B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung versendet werden
• Papier und PDF sind dann nicht mehr erlaubt (für Rechnungen an Unternehmen)

Bin ich als Freiberufler betroffen?

Kurze Antwort: Ja.

Seit dem 1. Januar 2025 musst du als Freiberufler E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig von:

• Deinem Umsatz
• Deiner Branche
• Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt

Ab 2028 musst du auch alle Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung versenden.

Ausnahmen

E-Rechnungen sind nicht erforderlich bei:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 € (optional)
• Fahrausweise
• Rechnungen von Kleinunternehmern an andere Unternehmen (bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers)

XRechnung vs ZUGFeRD: Welches Format für Freiberufler?

XRechnung

Was ist das?

Ein reines XML-Datenformat. Keine visuelle Darstellung — nur maschinenlesbare Daten.

Vorteile:

• Offizieller deutscher Standard
• Pflicht für Rechnungen an Behörden
• Maximale Automatisierung möglich

Nachteile:

• Für Menschen nicht direkt lesbar
• Benötigt spezielle Software zur Anzeige

Wann nutzen?

• Bei Rechnungen an Behörden (Pflicht)
• Wenn dein Kunde XRechnung explizit fordert

ZUGFeRD

Was ist das?

Ein Hybridformat: PDF mit eingebettetem XML. Du siehst eine normale PDF-Rechnung, aber die Daten sind zusätzlich maschinenlesbar eingebettet.

Vorteile:

• Visuell lesbar (PDF) + maschinenlesbar (XML)
• Flexibel einsetzbar
• Auch für Empfänger ohne spezielle Software nutzbar
• Verschiedene Profile (von Minimum bis Extended)

Nachteile:

• Größere Dateien als XRechnung
• Manche Behörden akzeptieren nur XRechnung

Wann nutzen?

• Für die meisten B2B-Rechnungen
• Wenn du dir nicht sicher bist, was dein Kunde braucht

Empfehlung für Freiberufler

Nutze ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931) für die meisten Rechnungen. Es ist:

• Vom Empfänger lesbar, auch ohne spezielle Software
• E-Rechnungs-konform nach EU-Norm
• Flexibel einsetzbar

Nutze XRechnung nur, wenn:

• Dein Kunde eine Behörde ist
• Dein Kunde explizit XRechnung fordert

Was muss eine E-Rechnung enthalten?

E-Rechnungen müssen alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung enthalten:

Pflichtangaben nach § 14 UStG:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung/Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
• Nettobetrag
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Bruttobetrag

Zusätzlich bei E-Rechnungen:

• Leitweg-ID (bei Rechnungen an Behörden)
• Käuferreferenz (Bestellnummer, wenn vorhanden)
• Bankverbindung (IBAN)

Wie erstelle ich eine E-Rechnung als Freiberufler?

Option 1: Buchhaltungssoftware

Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme können E-Rechnungen erstellen:

• lexoffice
• sevDesk
• FastBill
• Debitoor/SumUp
• taxfinito (mit automatischem E-Rechnungs-Export)

Vorteil: Einmal einrichten, dann automatisch bei jeder Rechnung.

Option 2: Kostenlose Online-Tools

Für gelegentliche E-Rechnungen:

• E-Rechnung erstellen auf der Webseite des BMWK
• Rechnungsverarbeitungsplattformen der Länder

Nachteil: Manuell, nicht in deine Buchhaltung integriert.

Option 3: Word/Excel mit Konvertierung

Du erstellst die Rechnung wie gewohnt und konvertierst sie dann in ein E-Rechnungsformat.

Nachteil: Fehleranfällig, nicht empfohlen.

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten

Was du brauchst

1. E-Mail-Postfach: E-Rechnungen werden per E-Mail zugestellt
2. Software zum Öffnen: ZUGFeRD-PDFs kannst du normal öffnen. Für XRechnung brauchst du einen Viewer.
3. Archivierung: E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden (10 Jahre)

XRechnung-Viewer

Kostenlose Möglichkeiten, XRechnungen zu öffnen:

• Kostenloser KoSIT-Viewer: xrechnung.io
• ELSTER-Portal: Kann XRechnungen anzeigen
• Buchhaltungssoftware: Die meisten können XRechnung importieren

Archivierungspflicht

E-Rechnungen müssen wie alle Geschäftsunterlagen:

• 10 Jahre aufbewahrt werden
• Unveränderbar gespeichert sein
• Maschinell auswertbar bleiben

Achtung: Ein Ausdruck der E-Rechnung reicht nicht! Du musst die Original-Datei (XML/ZUGFeRD-PDF) aufbewahren.

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: PDF ist doch E-Rechnung, oder?

Nein. Eine normale PDF ist keine E-Rechnung. Nur strukturierte Datenformate (XRechnung, ZUGFeRD) zählen.

Fehler 2: Als Kleinunternehmer bin ich nicht betroffen

Doch. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 auch versenden (an Geschäftskunden).

Fehler 3: E-Rechnungen ausdrucken und den Ausdruck archivieren

Falsch. Du musst die digitale Originaldatei aufbewahren. Der Ausdruck allein erfüllt nicht die GoBD-Anforderungen.

Fehler 4: Ich schicke nur Rechnungen an Privatpersonen

Dann bist du (teilweise) entlastet. B2C-Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Aber: Sobald du einen Geschäftskunden hast, gelten die Regeln.

Fehler 5: Ich warte bis 2028

Riskant. Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025. Wenn ein Geschäftspartner dir eine E-Rechnung schickt und du sie nicht annehmen kannst, hast du ein Problem.

Checkliste: E-Rechnung ready als Freiberufler

Sofort erledigen (2025)

• [ ] E-Mail-Postfach prüfen: Können E-Rechnungen empfangen werden?
• [ ] XRechnung-Viewer installieren oder Online-Viewer testen
• [ ] Buchhaltungssoftware prüfen: Kann sie E-Rechnungen importieren?
• [ ] Archivierungslösung: Wo speicherst du E-Rechnungen GoBD-konform?

Bis Ende 2027 erledigen

• [ ] E-Rechnungs-Erstellung einrichten: Software auswählen, die E-Rechnungen erstellen kann
• [ ] Rechnungsvorlage anpassen: Alle Pflichtangaben vorhanden?
• [ ] Kunden informieren: Ab 2028 bekommst du nur noch E-Rechnungen versendet
• [ ] Prozesse testen: Eine Test-E-Rechnung erstellen und versenden

Laufend

• [ ] Neue Vorschriften verfolgen: Die Details werden noch konkretisiert
• [ ] Software aktuell halten: Updates bringen E-Rechnungs-Funktionen
• [ ] Steuerberater fragen: Bei Unsicherheiten im Einzelfall

E-Rechnung und Steuerberater

Die E-Rechnung vereinfacht die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater:

Vorteile:

• Automatischer Datenimport in DATEV
• Weniger manuelle Erfassung
• Geringeres Fehlerrisiko
• Schnellere Verarbeitung

Was sich ändert:

• Du lieferst Daten, nicht Papier
• Der Steuerberater kann automatisiert prüfen
• Die Kommunikation wird digitaler

Tipp: Sprich mit deinem Steuerberater über E-Rechnungen. Viele bieten spezielle Portale für den Belegaustausch.

Die Zukunft: Was kommt nach 2028?

Die E-Rechnung ist erst der Anfang der Digitalisierung:

Mögliche Entwicklungen:

• Echtzeit-Reporting: Rechnungsdaten direkt ans Finanzamt (wie in Italien)
• Automatische Vorsteuerprüfung: Das Finanzamt prüft Vorsteueransprüche automatisch
• EU-weite Standardisierung: Ein Format für alle EU-Länder

Für Freiberufler bedeutet das:

• Mehr Transparenz (auch für das Finanzamt)
• Weniger manuelle Arbeit
• Mehr Automatisierung möglich

Wie taxfinito bei E-Rechnungen hilft

taxfinito macht E-Rechnungen einfach:

E-Rechnungen empfangen:

• Automatischer Import von E-Rechnungen
• XRechnung und ZUGFeRD werden erkannt und verarbeitet
• Daten werden automatisch extrahiert und kategorisiert

E-Rechnungen erstellen:

• Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung exportieren
• Alle Pflichtangaben werden geprüft
• Ein Klick — fertig

E-Rechnungen archivieren:

• GoBD-konforme Speicherung
• 10 Jahre revisionssicher
• Jederzeit auffindbar

Für den Steuerberater:

• DATEV-Export inklusive E-Rechnungsdaten
• Automatische Zuordnung zu Geschäftsvorfällen
• Weniger Rückfragen, schnellere Abschlüsse

Zusammenfassung

Was du jetzt tun musst:

1. E-Rechnungen empfangen können (seit 1.1.2025 Pflicht)
2. Archivierungslösung einrichten
3. Bis 2028 auf E-Rechnungs-Versand vorbereiten

Was du wissen musst:

• E-Rechnung ≠ PDF-Rechnung
• ZUGFeRD ist für die meisten Freiberufler die beste Wahl
• Kleinunternehmer sind nicht ausgenommen
• Originaldateien müssen aufbewahrt werden

Nächster Schritt:

Prüfe heute, ob du E-Rechnungen empfangen kannst. Teste einen XRechnung-Viewer und stelle sicher, dass deine Buchhaltungssoftware E-Rechnungs-ready ist.

Bei Fragen zur E-Rechnung oder wie taxfinito dir helfen kann: Schreib uns per WhatsApp — wir helfen dir, compliant zu werden.