Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Aufbewahrungsfristen für Belege, Rechnungen und Verträge. Was du wann entsorgen darfst und was du 10 Jahre behalten musst.
Dr. Florian Steiner
Gründer von taxfinito
Kurzantwort
| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Rechnungen (Ein- und Ausgang) | 10 Jahre |
| Buchungsbelege | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse, EÜR | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Angebote, Verträge | 6 Jahre |
Die zwei wichtigsten Fristen
10 Jahre Aufbewahrungspflicht
Diese Dokumente musst du 10 Jahre aufbewahren:
- Alle Rechnungen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
- Buchungsbelege (Kontoauszüge, Quittungen)
- Jahresabschlüsse und EÜR
- Inventare und Bilanzen
- Buchungsanweisungen
- Lohnunterlagen mit steuerlicher Relevanz
6 Jahre Aufbewahrungspflicht
Diese Dokumente musst du 6 Jahre aufbewahren:
- Geschäftsbriefe (empfangen und gesendet)
- Angebote und Auftragsbestätigungen
- Verträge
- Lieferscheine
- Reklamationen
- Allgemeine Korrespondenz
Wann beginnt die Frist?
Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem:
- die letzte Eintragung gemacht wurde, oder
- der Brief empfangen/abgesandt wurde, oder
- die Rechnung erstellt wurde
Beispiel: Eine Rechnung vom 15.03.2025 muss bis zum 31.12.2035 aufbewahrt werden.
Digitale vs. Papierbelege
Digitale Aufbewahrung
Seit 2017 erlaubt das Finanzamt die rein digitale Aufbewahrung, wenn:
- Unveränderbarkeit gewährleistet ist
- Lesbarkeit während der gesamten Frist
- Maschinelle Auswertbarkeit gegeben ist
- Verfahrensdokumentation vorhanden ist
Papierbelege digitalisieren
Du darfst Papierbelege scannen und das Original vernichten, wenn:
- Die digitale Kopie originalgetreu ist
- Das Verfahren dokumentiert ist
- Die GoBD-Anforderungen erfüllt sind
Empfehlung: Papierbelege trotzdem aufbewahren bei Beträgen über 1.000 €.
Was passiert bei Verstößen?
Bei einer Betriebsprüfung ohne vollständige Unterlagen drohen:
- Hinzuschätzungen durch das Finanzamt
- Bußgelder bei Pflichtverletzungen
- Versagen des Vorsteuerabzugs bei fehlenden Rechnungen
Checkliste: Was kann weg?
Prüfe Ende jeden Jahres, welche Dokumente die Frist erreicht haben:
Ende 2026 können vernichtet werden:
- Belege mit 10-Jahres-Frist aus 2016
- Geschäftsbriefe mit 6-Jahres-Frist aus 2020
Sichere Archivierung mit taxfinito
taxfinito bietet GoBD-konforme Archivierung:
- 10 Jahre revisionssichere Speicherung
- Automatische Fristenüberwachung
- Unveränderbare Dokumentenablage
- Jederzeit abrufbar für Betriebsprüfungen
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