Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Klingt kompliziert? Im Kern geht es darum: Deine digitale Buchhaltung muss nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar sein.

Warum ist GoBD wichtig?

Bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt, ob deine Buchhaltung den GoBD entspricht. Verstöße können zu:

• Schätzungen des Finanzamts (oft zu deinem Nachteil)
• Steuernachzahlungen
• Im schlimmsten Fall: Steuerstrafverfahren

Die 7 GoBD-Grundsätze

1. Nachvollziehbarkeit

Ein sachverständiger Dritter muss deine Buchführung verstehen können.

2. Vollständigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden.

3. Richtigkeit

Buchungen müssen den tatsächlichen Vorgängen entsprechen.

4. Zeitgerechte Erfassung

Buchungen müssen zeitnah erfolgen (in der Regel innerhalb von 10 Tagen).

5. Ordnung

Systematische Gliederung nach Konten und Zeiträumen.

6. Unveränderbarkeit

Einmal erfasste Daten dürfen nicht spurlos verändert werden.

7. Maschinelle Auswertbarkeit

Daten müssen für Prüfungen digital auslesbar sein.

GoBD-Checkliste für Freelancer

Belegwesen

• [ ] Jeder Geschäftsvorfall hat einen Beleg
• [ ] Belege werden zeitnah digitalisiert (innerhalb von 10 Tagen)
• [ ] Digitale Belege werden unveränderbar gespeichert
• [ ] Papierbelege werden nach Digitalisierung aufbewahrt (empfohlen)

Digitale Aufbewahrung

• [ ] 10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege
• [ ] 6 Jahre für Geschäftsbriefe (Angebote, Korrespondenz)
• [ ] Revisionssicheres Speichersystem
• [ ] Backup-Strategie vorhanden

Verfahrensdokumentation

• [ ] Beschreibung des Buchführungssystems
• [ ] Dokumentation der eingesetzten Software
• [ ] Beschreibung des Belegflusses
• [ ] Aufbewahrungskonzept dokumentiert

Software-Anforderungen

• [ ] Änderungen werden protokolliert (Audit-Trail)
• [ ] Keine spurlose Löschung möglich
• [ ] Export in prüfbare Formate (DATEV, CSV)
• [ ] Zugriffsrechte dokumentiert

Verfahrensdokumentation - Was ist das?

Das Finanzamt verlangt eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt:

1. Was wird wie erfasst?
2. Welche Software wird verwendet?
3. Wie werden Belege digitalisiert?
4. Wo und wie lange werden Daten gespeichert?

Tipp: Viele Buchhaltungsprogramme liefern Vorlagen mit.

Häufige GoBD-Verstöße

1. Belege nachträglich ändern - Screenshots statt Originale bearbeiten
2. Lücken in der Nummerierung - Rechnungsnummern dürfen nicht übersprungen werden
3. Verspätete Erfassung - "Alles am Jahresende buchen" ist nicht GoBD-konform
4. Ungeschützte Excel-Listen - Keine Änderungsprotokollierung

GoBD-konforme Buchhaltung mit taxfinito

taxfinito erfüllt alle GoBD-Anforderungen:

• Unveränderbare Speicherung aller Belege
• Automatisches Änderungsprotokoll (Audit-Trail)
• 10 Jahre revisionssichere Archivierung
• DATEV-Export für Betriebsprüfungen
• Integrierte Verfahrensdokumentation