Question 1

Wie lange muss ich Eingangsrechnungen als Freelancer aufbewahren?

Accepted Answer

Als Freelancer müssen Sie Eingangsrechnungen 10 Jahre lang aufbewahren (§ 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Digitale Belege müssen dabei GoBD-konform archiviert werden - unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar. Mit taxfinito werden Ihre Belege automatisch rechtssicher archiviert und den passenden Transaktionen zugeordnet.

Question 2

Was ist eine Eingangsrechnung und wie unterscheidet sie sich von einer Ausgangsrechnung?

Accepted Answer

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die Sie als Freelancer von Ihren Lieferanten oder Dienstleistern erhalten (z.B. für Software, Büromaterial, Weiterbildung). Diese stellen Betriebsausgaben dar. Ausgangsrechnungen hingegen stellen Sie selbst an Ihre Kunden aus. Eingangsrechnungen müssen Sie ordnungsgemäß erfassen und der jeweiligen Zahlung zuordnen - genau hier automatisiert taxfinito Ihren Workflow.

Question 3

Kann ich Papierbelege einfach einscannen und die Originale wegwerfen?

Accepted Answer

Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen! Laut GoBD können Sie Papierbelege digitalisieren und vernichten, wenn der Scan den Vorgaben entspricht: bildliche Übereinstimmung mit dem Original, unveränderbare Archivierung, Verfahrensdokumentation. Ausnahme: Notarielle Urkunden und Jahresabschlüsse müssen im Original aufbewahrt werden. taxfinito erfüllt alle GoBD-Anforderungen für digitale Belegarchivierung.

Question 4

Was ist der Unterschied zwischen EÜR und Bilanz für Freelancer?

Accepted Answer

Die meisten Freelancer erstellen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) statt einer Bilanz. Die EÜR ist einfacher: Sie erfassen nur tatsächliche Zahlungsein- und -ausgänge (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Eine Bilanz müssen Sie erst ab 600.000€ Umsatz oder 60.000€ Gewinn erstellen. Die EÜR reichen Sie mit Anlage EÜR elektronisch via ELSTER ein. Deadline: 31. Juli des Folgejahres (mit Steuerberater).

Question 5

Wann muss ich als Freelancer eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) abgeben?

Accepted Answer

Die Abgabefristen hängen von Ihrer Umsatzsteuerlast des Vorjahres ab: Bei über 7.500€ müssen Sie monatlich bis zum 10. des Folgemonats melden. Bei 1.000€ bis 7.500€ reicht die quartalsweise Meldung (10.04., 10.07., 10.10., 10.01.). Unter 1.000€ entfällt die UStVA-Pflicht. Wichtig: Bei Neugründung gilt im ersten Jahr meist die monatliche Pflicht. Mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat.

Question 6

Muss ich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG auch Belege archivieren?

Accepted Answer

Ja, definitiv! Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie nur von der Umsatzsteuerpflicht (keine USt auf Rechnungen, keine Vorsteuer), nicht aber von anderen steuerlichen Pflichten. Sie müssen weiterhin alle Belege 10 Jahre aufbewahren, eine EÜR erstellen und Ihre Einnahmen versteuern. Die GoBD-konforme Archivierung gilt auch für Kleinunternehmer - taxfinito unterstützt Sie dabei.

Question 7

Welche Voraussetzungen muss eine Eingangsrechnung für den Vorsteuerabzug erfüllen?

Accepted Answer

Für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten: vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und -empfänger, Steuernummer oder USt-ID, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und -betrag. Fehlt eine Angabe, können Sie keine Vorsteuer ziehen. taxfinito prüft automatisch die Vollständigkeit Ihrer Eingangsrechnungen.

Question 8

Brauche ich als Freelancer eine Umsatzsteuer-ID oder reicht die Steuernummer?

Accepted Answer

Für Inlandsgeschäfte reicht Ihre Steuernummer. Eine USt-ID (beim BZSt kostenlos beantragbar) benötigen Sie nur für: innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen (B2B in der EU), Reverse-Charge-Verfahren, internationale Geschäfte. Vorteil der USt-ID: Sie müssen nicht Ihre persönliche Steuernummer auf Rechnungen angeben. Für die meisten deutschen Freelancer ist die Steuernummer ausreichend.

Question 9

Was ist die GoBD und warum ist sie wichtig für Freelancer?

Accepted Answer

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist eine Verwaltungsvorschrift des BMF. Sie regelt, wie digitale Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen: unveränderbar, vollständig, zeitnah erfasst, nachvollziehbar. Bei Verstößen drohen Schätzungen durch das Finanzamt und Strafzuschläge. taxfinito gewährleistet automatisch GoBD-Konformität.

Question 10

Benötige ich als Freelancer eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Accepted Answer

Ja, auch Freelancer müssen dokumentieren, wie sie ihre Buchführung organisieren. Die Verfahrensdokumentation beschreibt Ihre Prozesse: Wie erfassen Sie Belege? Wie archivieren Sie diese? Welche Software nutzen Sie? Bei einer Betriebsprüfung ist dies oft das erste, was geprüft wird. Mit taxfinito erhalten Sie eine vorgefertigte Verfahrensdokumentation, die Ihre digitalen Prozesse GoBD-konform beschreibt.

Question 11

Muss ich als Freelancer ab 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Accepted Answer

Ja! Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können (B2B-Pflicht). Die E-Rechnung muss dem Standard XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen. Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt NICHT als E-Rechnung! Ab 2027 müssen Sie auch selbst E-Rechnungen ausstellen. taxfinito ist bereits auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet und verarbeitet alle Formate automatisch.

Question 12

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit meinem Steuerberater über DATEV?

Accepted Answer

DATEV ist der Standard für den Datenaustausch mit Steuerberatern. Sie exportieren Ihre Buchungsdaten im DATEV-Format und übermitteln diese an Ihren Steuerberater - meist monatlich oder quartalsweise. Der Steuerberater importiert die Daten in seine DATEV-Software für UStVA und Jahresabschluss. taxfinito bietet einen direkten DATEV-Export, sodass Ihr Steuerberater nahtlos weiterarbeiten kann.

Question 13

Wie funktioniert die automatische Belegzuordnung bei taxfinito?

Accepted Answer

taxfinito nutzt KI, um Eingangsrechnungen automatisch den passenden Banktransaktionen zuzuordnen. Die Software erkennt Rechnungsbetrag, Datum und Lieferant auf dem Beleg und gleicht diese mit Ihren Kontobewegungen ab. Bei Übereinstimmung erfolgt die Zuordnung automatisch - Sie sparen 1-5 Stunden pro Monat. Die Trefferquote liegt bei über 95%. Unsichere Zuordnungen werden zur manuellen Prüfung markiert.

Question 14

Kann taxfinito auch handschriftliche oder schlechte Scans verarbeiten?

Accepted Answer

Ja! taxfinito verwendet fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition) kombiniert mit KI, die auch bei schlechter Bildqualität oder handschriftlichen Notizen zuverlässig funktioniert. Die Software extrahiert automatisch alle relevanten Daten: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, USt-Satz, Lieferant. Selbst Thermopapier-Kassenbons oder Fotos von Belegen werden korrekt verarbeitet. Die Erkennungsrate liegt bei über 98%.

Question 15

Welche Banken unterstützt taxfinito für den automatischen Kontoabruf?

Accepted Answer

taxfinito unterstützt über 3.000 deutsche Banken und Sparkassen via FinTS/HBCI und PSD2-Schnittstelle. Dazu gehören alle großen Banken wie Sparkasse, Volksbank, Commerzbank, Deutsche Bank, ING, DKB, Comdirect. Auch moderne Geschäftskonten wie Kontist, Qonto, Revolut und N26 sind integriert. Die Verbindung ist verschlüsselt und erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Alternativ können Sie Kontoauszüge auch manuell hochladen.

Question 16

Kann ich Belege auch unterwegs mit dem Smartphone erfassen?

Accepted Answer

Absolut! Die taxfinito Mobile App (iOS & Android) macht Belegerfassung kinderleicht: Foto machen, fertig. Die App erkennt automatisch die Belegdaten und lädt sie in Ihre Cloud. Perfekt für Bewirtungsbelege, Tankquittungen oder Kassenbons unterwegs. Die Belege werden sofort GoBD-konform archiviert und bei der nächsten Synchronisation automatisch Ihren Banktransaktionen zugeordnet.

Question 17

Was passiert bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt?

Accepted Answer

Bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt Ihre Buchführung der letzten 3-10 Jahre. Geprüft werden: GoBD-Konformität, Vollständigkeit der Belege, korrekte Zuordnung, Verfahrensdokumentation. Mit taxfinito sind Sie optimal vorbereitet: Alle Belege sind revisionssicher archiviert, die Zuordnung ist nachvollziehbar dokumentiert, Sie erhalten eine GoBD-Testat und Verfahrensdokumentation. Der Prüfer kann direkt im System arbeiten.

Question 18

Muss ich als Freelancer ein Kassenbuch führen?

Accepted Answer

Ein Kassenbuch ist nur Pflicht, wenn Sie regelmäßig Bargeschäfte tätigen. Als typischer Freelancer mit hauptsächlich Überweisungen benötigen Sie kein Kassenbuch. Falls doch Bargeschäfte anfallen (z.B. Materialkauf, Bewirtung), müssen diese täglich aufgezeichnet werden. taxfinito bietet ein integriertes digitales Kassenbuch, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Kassenbelege automatisch verbucht.

Question 19

Wie behandle ich Privatentnahmen und -einlagen in meiner Buchhaltung?

Accepted Answer

Privatentnahmen (Geld vom Geschäftskonto für private Zwecke) und Privateinlagen (privates Geld ins Geschäft) müssen sauber dokumentiert werden. Sie sind erfolgsneutral, beeinflussen also nicht Ihren Gewinn. Wichtig: Trennen Sie strikt zwischen geschäftlich und privat! Bei gemischter Nutzung (z.B. Auto, Telefon) müssen Sie den Privatanteil ermitteln. taxfinito erkennt und kategorisiert Privatbuchungen automatisch.

Question 20

Ist taxfinito steuerlich absetzbar?

Accepted Answer

Ja, zu 100%! Die Kosten für taxfinito sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar (Kontenklasse SKR03: 4946 "Buchführungskosten"). Das bedeutet: Bei einem persönlichen Steuersatz von 35% sparen Sie effektiv 35% der taxfinito-Kosten. Die Software zahlt sich durch Zeitersparnis und Vermeidung von Steuernachzahlungen meist schon im ersten Monat aus. Die Rechnung wird automatisch in Ihrer eigenen taxfinito-Buchhaltung verbucht.

Häufig gestellte Fragen

Buchhaltungs-Grundlagen