Was ist eine Betriebsprüfung?

Bei einer Betriebsprüfung (auch Außenprüfung genannt) prüft ein Beamter des Finanzamts vor Ort deine Buchhaltung und Steuererklärungen. Ziel ist es, die Richtigkeit deiner Angaben zu überprüfen.

Häufigkeit: Bei Kleinbetrieben (unter 8,5 Mio. € Umsatz) im Schnitt alle 30-50 Jahre - aber es kann jeden treffen!

Wann droht eine Betriebsprüfung?

Erhöhtes Risiko bei:

• Auffälligen Steuererklärungen - Ungewöhnliche Schwankungen
• Hohen Betriebsausgaben im Verhältnis zum Umsatz
• Branchenvergleich - Du weichst vom Durchschnitt ab
• Vorherigen Beanstandungen - Wiederholungsprüfung
• Zufallsauswahl - Ja, auch das gibt es

Anzeichen für eine bevorstehende Prüfung:

Du erhältst eine Prüfungsanordnung per Post. Diese enthält:

• Den Prüfungszeitraum (meist 3 Jahre)
• Die zu prüfenden Steuerarten
• Den geplanten Prüfungsbeginn
• Den Namen des Prüfers

Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Sofort nach Erhalt der Prüfungsanordnung

1. Termin prüfen - Du kannst Verschiebung beantragen (triftiger Grund nötig)
2. Steuerberater informieren - Er sollte bei der Prüfung dabei sein
3. Unterlagen sichten - Alle Belege für den Prüfungszeitraum bereitstellen

Dokumente vorbereiten

Halte diese Unterlagen bereit:

• [ ] Alle Rechnungen (Ein- und Ausgang)
• [ ] Kontoauszüge aller Geschäftskonten
• [ ] Verträge (Kunden, Lieferanten, Miete)
• [ ] Kassenbuch (falls relevant)
• [ ] Anlageverzeichnis (Computer, Möbel, etc.)
• [ ] Fahrtenbuch (bei Firmenwagen)
• [ ] EÜR und Steuererklärungen
• [ ] Verfahrensdokumentation (GoBD)

Buchhaltung prüfen

Gehe deine Buchhaltung selbst durch:

• Gibt es Lücken in der Belegsammlung?
• Stimmen die Summen auf den Kontoauszügen?
• Sind alle Privatentnahmen dokumentiert?
• Sind die Abschreibungen korrekt?

Während der Betriebsprüfung

Dos:

• Höflich und kooperativ sein
• Nur gestellte Fragen beantworten - nicht mehr
• Bei Unsicherheit Zeit zum Nachdenken erbitten
• Steuerberater einbeziehen bei komplexen Fragen
• Protokoll führen über besprochene Punkte

Don'ts:

• Spontan antworten bei Unsicherheit
• Unterlagen herausgeben die nicht verlangt wurden
• Spekulieren oder vermuten
• Den Prüfer provozieren oder behindern
• Beweismittel vernichten (Straftat!)

Was wird geprüft?

Typische Prüfungsschwerpunkte:

1. Umsatzsteuer - Korrekte Verbuchung und Voranmeldungen
2. Betriebsausgaben - Betriebliche Veranlassung
3. Privatanteile - Bei gemischt genutzten Gütern
4. Bewirtungskosten - Bewirtungsbelege vollständig?
5. Reisekosten - Fahrtenbuch, Verpflegungspauschalen
6. Anlagevermögen - Korrekte Abschreibung

Nach der Prüfung

Prüfungsbericht

Du erhältst einen Prüfungsbericht mit den Feststellungen. Mögliche Ergebnisse:

• Keine Beanstandungen - Glückwunsch!
• Geringfügige Änderungen - Kleine Nachzahlung
• Erhebliche Änderungen - Höhere Nachzahlung, ggf. Zinsen
• Steuerstrafverfahren - Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung

Einspruch möglich

Du kannst gegen die geänderten Steuerbescheide Einspruch einlegen (innerhalb eines Monats).

Tipps für eine entspannte Prüfung

1. Laufende Buchhaltung - Nicht erst bei Ankündigung aufräumen
2. GoBD-Konformität - Von Anfang an
3. Belege digital - Schnell auffindbar
4. Steuerberater - Schon vorher einbeziehen
5. taxfinito nutzen - Automatisch GoBD-konform und prüfungssicher